Elektroniczna archiwizacja danych

Wiele firm i instytucji w trakcie codziennej działalności boryka się z problemem rosnącej ilości dokumentów w formie papierowej. Dotarcie do potrzebnej informacji jest coraz trudniejsze, zajmuje coraz więcej czasu, a czasami jest wręcz niemożliwe ze względu na rozproszoną lokalizację czy fizyczne zniszczenie dokumentu.

Wszystkie opisane problemy rozwiązuje własne archiwum elektroniczne, w którym zamiast oryginalnych dokumentów używane są ich elektroniczne kopie.

Korzyści, jakie płyną z archiwizacji to:

Jak powstaje archiwum elektroniczne?

Dokumenty papierowe są zamieniane na wersją elektroniczną w procesie skanowania. Do powstałych w ten sposób obrazów wprowadzane są dane indeksowe, które wykorzystywane są do wyszukiwania dokumentów. Indeksem mogą być dowolne dane wskazane przez klienta, jednak najczęściej jest to: imię, nazwisko, pesel, numer umowy lub inne specyficzne dane pozwalające zlokalizować szukany dokument. Tak opisane dane trafiają do aplikacji, która instalowana jest u klienta. Opcjonalnie dane mogą zostać wyeksportowane do ustalonego formatu i zaimportowane do aplikacji już istniejącej.